UMOWA POWIERZENIA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

(Nr AIP: 834/4/2/2020/Jarmu/6)

zawarta w Warszawie:

Fundacją Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości z siedzibą: Warszawa, ul. Piękna 68, 00-672 Warszawa, (adres korespondencyjny Al. Ks. Poniatowskiego 1, Klatka K4, Poziom 1, 03-901 Warszawa), wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M. St. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000199402, posiadającą NIP 524-24-95-143, w imieniu której na podstawie stosownego pełnomocnictwa działa Wojciech Suszko, zwana w dalszej części umowy

(dalej jako Powierzający”)

a

Mateuszem Jarmuła

(dalej jako Przetwarzający”).

Powierzający oraz Przetwarzający dalej łącznie jako Strony”, a indywidualnie jako Strona”.

ZWAŻYWSZY, ŻE:

(A) Powierzający jest Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia 2016/679 (jak zdefiniowano poniżej).

(B) Przetwarzający oświadcza, że przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych, o których mowa w Załączniku nr. 1 niniejszej Umowy, podjął środki umożliwiające zabezpieczenie Zbioru, o których mowa w art. 32 Rozporządzenia 2016/679 (jak zdefiniowano poniżej), a w szczególności będzie przestrzegał zaleceń dotyczących środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w Załączniku nr. 3 niniejszej Umowy.

(C) Przetwarzający oświadcza, że wszelkie wynikające z niniejszej umowy zobowiązania będzie wykonywał zgodnie z przepisami UODO (jak zdefiniowano poniżej).

(D) Intencją Stron jest zapewnienie zgodnego z przepisami prawa przetwarzania danych osobowych w Zbiorze (jak zdefiniowano poniżej).

Strony postanowiły, co następuje:

  1. DEFINICJE

W niniejszej Umowie, następujące terminy mają znaczenie zdefiniowane poniżej:

    1. Rozporządzenie 2016/679 oznacza Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

    2. UODO oznacza ustawę z dnia 10 maja 2018r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2018, poz. 1000 ze zm.).

    3. Administrator Danych Osobowych oznacza Powierzającego jako administratora danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia 2016/679 w odniesieniu do Zbioru danych osobowych.

    4. Umowa Preinkubacji oznacza Umowę o udział w programie Preinkubacji AIP zawartą
      w Warszawie przez Strony w dniu 23.09.2014 r., łącznie ze wszystkimi późniejszymi zmianami oraz jakimikolwiek umowami lub porozumieniami ją zastępującymi lub modyfikującymi jej zakres.

    5. Zbiór oznacza zbiór danych osobowych w rozumieniu przepisu art. 4 pkt 7 Rozporządzenia 2016/679 przetwarzanych w związku z realizacją Umowy Preinkubacji, opisany w Załączniku nr 1 niniejszej Umowy.

  1. PRZEDMIOT UMOWY

    1. Powierzający na podstawie art. 28 Rozporządzenia 2016/679 powierza Przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych zgromadzonych w Zbiorze, a Przetwarzający zobowiązuje się do zgodnego z prawem i postanowieniami niniejszej Umowy ich przetwarzania.

    2. Strony ustalają, że powierzenie przetwarzania następuje w związku ze świadczeniem przez Przetwarzającego na rzecz Powierzającego współpracy określonej w Umowie Preinkubacji, a w szczególności , lecz nie wyłącznie w celu sprzedaży odzieży.

    3. Przetwarzający zobowiązuje się do nieprzetwarzania i niewykorzystywania danych osobowych, do których uzyskał dostęp w związku z wykonaniem usług na rzecz Powierzającego, w zakresie i celu innym niż wskazany w niniejszej Umowie oraz w Umowie Preinkubacji.

    4. W ramach wykonywania niniejszej Umowy, Strony będą się nawzajem informować o wszelkich okolicznościach mających lub mogących mieć wpływ na wykonywanie przez nie zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy lub dochowanie obowiązków przewidzianych odpowiednimi przepisami prawa.

    5. Przetwarzanie danych Powierzającego może odbywać się wyłącznie na terenie kraju członkowskiego Unii Europejskiej lub w kraju trzecim zapewniającym bezpieczeństwo ochrony danych na tym samym poziomie co UE, co zostało potwierdzone odpowiednią decyzją Komisji Europejskiej. Przetwarzanie danych w innych krajach trzecich, w szczególności w USA, wymaga wcześniejszego zgłoszenia Powierzającemu i otrzymania od niego zgody na piśmie w rozumieniu artykułu 28 ust. 3 lit. a RODO oraz zapewnienia, aby transfer danych do państw trzecich odbywał się na jednej z podstaw wskazanych w rozdziale V RODO. Wymóg uzyskania wcześniejszej zgody przez Przetwarzającego nie ma zastosowania w przypadku, gdy Przetwarzający jest na podstawie innych przepisów prawa Unii Europejskiej zobowiązany do przekazania danych do kraju trzeciego. W takim przypadku, Przetwarzający zobowiązany jest niezwłocznie poinformować Powierzającego o obowiązku prawnym udostępnienia danych osobowych, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, chyba że powszechnie obowiązujące przepisy zabraniają udzielania takiej informacji z uwagi na ważny interes publiczny.

    6. Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje lub materiały dotyczące innej Strony lub działalności przez nią prowadzonej, które znajdą się w ich posiadaniu, w związku z zawarciem lub wykonywaniem niniejszej Umowy.

    7. Postanowienie pkt. 2.6 nie dotyczy informacji lub materiałów, które:

      1. są jawne;

      2. zostały legalnie uzyskane przez Stronę od podmiotów innych niż druga strona Umowy; lub

      3. Strona przekazująca informacje lub materiały wyraziła zgodę na ich ujawnienie osobom trzecim.

  1. ZAKRES I CEL PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

    1. Dane osobowe objęte postanowieniami niniejszej Umowy przetwarzane będą jedynie w zakresie i celu niezbędnym do zrealizowania przez Przetwarzającego Umowy Preinkubacji.

    2. Zakres powierzonych danych obejmuje jedynie dane osobowe zgromadzone w Zbiorze.

  1. ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

    1. Przetwarzający zobowiązuje się do przestrzegania zasad i procedur bezpiecznego przetwarzania danych osobowych wynikających z przepisów prawa (w szczególności przepisów Rozporządzenia 2016/679 i UODO) oraz zaleceń Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, a w szczególności do:

      1. zastosowania środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną o których mowa w Załączniku nr. 3 niniejszej Umowy;

      2. zabezpieczenia danych osobowych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, pozyskaniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Rozporządzenia 2016/679 i UODO oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;

      3. prowadzenia dokumentacji opisującej stosowane środki, o których mowa w pkt. 4.1.1;

      4. dopuszczenia do przetwarzania danych osobowych wyłącznie osób upoważnionych przez Przetwarzającego, za działania i zaniechania których Przetwarzający ponosi odpowiedzialność;

      5. prowadzenia ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych, która powinna zawierać:

  • imię i nazwisko osoby upoważnionej;
  • datę nadania i ustania oraz zakres upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
  • identyfikator, jeżeli dane są przetwarzane w systemie informatycznym.

W tym celu Przetwarzający wyznaczy osobę administrującą w.w. ewidencją.

      1. umownego zobowiązania osób, które zostaną upoważnione do przetwarzania danych osobowych oraz osób administrujących ewidencją, o której mowa w ust. 4.1.5, aby zachowały w tajemnicy te dane osobowe oraz sposoby ich zabezpieczenia, także po wygaśnięciu zawartych z tymi osobami umów o pracę oraz innych tytułów kształtujących stosunek pracy, jak również wszelkich innych umów, porozumień i tytułów, na podstawie których osoby te świadczyły usługi na rzecz Przetwarzającego,

      1. zapewnienia kontroli nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostały do zbioru: wprowadzone/zaktualizowane/usunięte oraz komu są przekazywane;

      2. zachowania w tajemnicy danych pozyskanych i przetwarzanych w procesie realizacji Umowy Preinkubacji;

      3. wraz z rozwiązaniem niniejszej Umowy do niezwłocznego, nie później jednak niż w terminie 30 dni od rozwiązania Umowy, umożliwienia Powierzającemu odbioru baz danych zawierających Zbiór danych osobowych;

      4. poinformowania Powierzającego o jakimkolwiek postępowaniu, w szczególności administracyjnym lub sądowym, dotyczącym przetwarzania przez Przetwarzającego Zbioru danych osobowych w zakresie określonym w niniejszej Umowie, o jakiejkolwiek decyzji administracyjnej lub orzeczeniu dotyczącym przetwarzania danych, skierowanej do Przetwarzającego, a dotyczącej Zbioru.

    1. Powierzającemu przysługuje prawo kontroli warunków przetwarzania powierzonych danych osobowych przez Przetwarzającego pod kątem ich zgodności z niniejszą Umową oraz obowiązującymi przepisami. W tym celu Powierzający może zażądać od Przetwarzającego niezbędnych dokumentów oraz informacji a także dokonać inspekcji siedziby Przetwarzającego w godzinach jego działalności.

    1. W wypadku obiektywnego stwierdzenia decyzją sądu lub organu administracyjnego, iż Przetwarzający naruszył w sposób oczywisty prawo ochrony danych osobowych, Powierzającemu przysługuje prawo do rozwiązania niniejszej umowy w trybie natychmiastowym. W takim wypadku Przetwarzający usunie z wszelkich swoich zasobów dane osobowe zawarte w Zbiorze, w terminie 7 dni od dnia rozwiązania niniejszej umowy, i w tym terminie złoży Powierzającemu pisemne oświadczenie o dokonaniu takiej czynności.

    2. Postanowienia ust. 4.3 zd. ost. mają również zastosowanie odpowiednio w wypadku wygaśnięcia lub rozwiązania niniejszej umowy.

    3. Jeżeli na podstawie obowiązujących przepisów o ochronie danych Powierzający jest zobowiązany wobec poszczególnych osób, których dane dotyczą do udzielenia im informacji dotyczących gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania danych danej osoby, Przetwarzający na wezwanie udzieli Powierzającemu odpowiedniej pomocy przy udostępnieniu tych informacji zgodnie z artykułem 12 i 13 Rozporządzenia 2016/679. Przetwarzający w terminie 5 dni roboczych od otrzymania wezwania poinformuje Powierzającego o wykonaniu przekazanego żądania osoby, której dane dotyczą. Jeżeli Przetwarzający nie jest w stanie zrealizować żądania przekazanego mu przez Powierzającego, jest on zobowiązany do przygotowania i przekazania Powierzającemu wyjaśnienia dotyczącego przyczyn, dla których zrealizowanie żądania było niemożliwe.

    4. W przypadku, gdy osoba, której dane dotyczą zwróci się do Przetwarzającego z żądaniem korekty, usunięcia lub udzielenia informacji, Przetwarzający niezwłocznie przekaże Powierzającemu żądanie osoby, której dane dotyczą na adres abi@business.link, o ile tylko na podstawie danych osoby, której dane dotyczą możliwe jest jej przyporządkowanie do Powierzającego. Ponadto Przetwarzający będzie odpowiednimi środkami wspierał Powierzającego przy zapewnieniu przestrzegania postanowień dotyczących praw zainteresowanych osób, wynikających z przepisów prawa wymienionych w niniejszej Umowie.

  1. ODPOWIEDZIALNOŚĆ ZA SZKODY

    1. Przetwarzający odpowiada za szkody spowodowane przetwarzaniem danych osobowych w sposób naruszający przepisy Rozporządzenia 2016/679, jeśli nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez rzeczone Rozporządzenie lub gdy działał poza zgodnymi z prawem poleceniami Powierzającego lub wbrew tym poleceniom.

    2. Przetwarzający ma obowiązek współdziałać z Powierzającym na jego żądanie w zakresie ustalenia przyczyn szkody wyrządzonej osobie, której dane dotyczą, jak również zapewnia, że obowiązek ten będzie wypełniać bezpośrednio podprocesor w stosunku do Powierzającego.

    3. W przypadku, gdy Powierzający zapłacił odszkodowanie za całą wyrządzoną szkodę spowodowaną przetwarzaniem, ma prawo żądania od Przetwarzającego zwrotu części odszkodowania odpowiadającej części szkody, za którą ponosi on odpowiedzialność.

  1. CZAS TRWANIA UMOWY

Umowa zawarta zostaje na czas trwania Umowy Preinkubacji.

  1. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

    1. Jakiekolwiek spory wynikłe w związku z niniejszą Umową oraz jej wykonywaniem będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Powierzającego.
    2. Załączniki stanowią integralną część Umowy.
    3. Strony wyznaczają osoby do kontaktu w ramach realizacji niniejszej Umowy:

a)  ze strony Powierzającego : Zuzanna Kaniewska email: natalia.lorek@inkubatory.pl lub wioleta.mlacka@inkubatory.pl  oraz abi@inkubatory.pl

b)  ze strony  Przetwarzającego: Mateusz Jarmuła,

email: Mateusz@jarmula.studio

    1. Strony zgodnie wyrażają wolę zawarcia umowy w formie dokumentowej z wykorzystaniem oprogramowania do akceptacji treści dokumentów. W związku z powyższym w celu zawarcia umowy strony wskazują powyższe adresy poczty elektronicznej
    2. Strony zgodnie uznają, że złożone za pomocą oprogramowania do akceptacji treści dokumentów oświadczenia woli co do zawarcia umowy ujawnione będą na potwierdzeniu zawarcia umowy w formie odpowiednich zapisów zawierających dane opisujące okoliczności złożenia oświadczenia woli na ostatniej karcie obrazu dokumentu,  w treści dokumentu elektronicznego lub w załączniku elektronicznym do dokumentu Umowy.
    3. Umowa zostaje skutecznie zawarta z chwilą złożenia oświadczenia o jej akceptacji w formie dokumentowej przez ostatnią ze stron czynności.
    4. Strony zgodnie postanawiają, że wszystkie zmiany w niniejszej umowie mogą nastąpić w formie dokumentowej z wykorzystaniem oprogramowania do akceptacji treści dokumentów za pomocą którego zaakceptowano pierwotnie treść Umowy, za pomocą poczty elektronicznej poprzez złożenie wprost jasnych, nie budzących wątpliwości, zgodnych oświadczeń o woli zmiany treści umowy zawierających pełną  zgodną treść zaakceptowanych zmian lub w formie pisemnej.
    5. Wymienione poniżej lub w treści dokumentu załączniki stanowią integralną część umowy. W przypadku dodania załączników, w formie dokumentowej, w tym w programie do akceptacji treści dokumentów lub w formie pisemnej i ich akceptacji  w formie w jakiej zostały dodane, przez Strony stanowią one integralną część umowy.
    6. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej umowie znajdują zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego oraz innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa polskiego.
    1. Umowę wygenerowano w jednobrzmiących egzemplarzach w formie dokumentowej, po jednym egzemplarzu dla każdego z akceptujących jej treść podmiotów.  Oświadczenia woli Stron zostały utrwalone w formie cyfrowej z wykorzystaniem programu do akceptacji treści dokumentów. Na egzemplarzach umowy wygenerowanych w formie dokumentowej zapisano unikalny kod weryfikujący w formie ciągu znaków, lub załączono informację o akceptacji treści w formie dokumentowej i jej okolicznościach .

ZAŁĄCZNIKI:

Załącznik nr 1 – Opis Zbioru danych osobowych

Załącznik nr 2 – Arkusz weryfikacji przetwarzającego

Załącznik nr 3 – Zalecenia dla Startupów dotyczące środków technicznych i organizacyjnych przy przetwarzaniu danych osobowych

Powierzający Przetwarzający

ZAŁĄCZNIK NR 1 OPIS ZBIORU DANYCH OSOBOWYCH

  1. Zbiór danych osobowych o nazwie „KLIENCI JARMULA”, powierzony Przetwarzającemu do przetwarzania przy wykorzystaniu systemów informatycznych zawiera następujące kategorie danych osobowych:

Kategoria danych osobowych:

Zakres czynności przetwarzania:

  1. Dane identyfikujące osobę:

  • imię

  • nazwisko

  • adres zamieszkania

  • adres zameldowania

  • zbieranie
  • utrwalanie
  • organizowanie
  • przechowywanie
  • przeglądanie
  • wykorzystywanie
  1. Dane kontaktowe:

  • adres korespondencyjny

  • numer telefonu

  • adres email

  • zbieranie
  • utrwalanie
  • organizowanie
  • przechowywanie
  • przeglądanie
  • wykorzystywanie
  1. Informacje dotyczące aktywności zawodowej:

  • firma

  • zbieranie
  • utrwalanie
  • organizowanie
  • przechowywanie
  • przeglądanie
  • wykorzystywanie
  1. Rodzaj danych osobowych: Zbiór zawiera dane zwykłe.

  1. Kategorie osób: kontrahenci lub potencjalni kontrahenci Powierzającego.

ZAŁĄCZNIK NR 2 ARKUSZ WERYFIKACJI PRZETWARZAJĄCEGO

ARKUSZ WERYFIKACJI PODMIOTU PRZETWARZAJĄCEGO DANE OSOBOWE (PRZETWARZAJĄCEGO)

Dane Przetwarzającego: [imię: Mateusz/ nazwiso: Jarmuła ]

Obszar

Lp.

Treść pytania

Odpowiedź Przetwarzajacego

Uwagi/Komentarze

Ochrona danych osobowych

Kwestie organizacyjne

1.

Czy Przetwarzający wprowadził środki organizacyjne, które spełniają wymogi art. 32 Rozporządzenia 2016/679 oraz innych aktów regulujących legalne przetwarzanie danych osobowych oraz zapewniają ochronę praw osób, których dane dotyczą, a w szczególności te opisane w Załączniku nr. 3 niniejszej Umowy?

Tak / Nie

2.

Czy Przetwarzający korzysta z dalszych procesorów (podprocesorów) w procesie przetwarzania danych osobowych?

Tak / Nie

2a.

Jeżeli Przetwarzajacy korzysta z dalszych procesorów (podprocesorów) to czy są oni zlokalizowani w ramach EOG?

Tak / Nie

2b.

Czy dalsi przetwarzający (podprocesorzy) stosują środki techniczne i organizacyjne spełniające wymogi Rozporządzenia 2016/679?

Tak / Nie

Kwestie bezpieczeństwa

3.

Czy Przetwarzający wprowadził środki zapewniające bezpieczeństwo i zgodność systemów IT używanych do przetwarzania danych osobowych z RODO oraz innymi aktami regulującymi przetwarzanie danych osobowych a w szczególności te opisane w Załączniku nr. 3 niniejszej Umowy?

Tak / Nie

Oświadczenie:

W imieniu Przetwarzającego oświadczam, że powyżej przekazane informacje są zgodne z prawdą. W przypadku zmiany któregokolwiek z ww. elementów, zobowiązuje się niezwłocznie (nie później niż w terminie 7 dni od wystąpienia zdarzenia) powiadomić o tym administratora danych osobowych.

_______________

_______________

data

Podpis Przetwarzającego

No products in the cart.